Quais arquivos digitais deveriam ter uma cópia fora da nuvem
Guardar arquivos na nuvem é conveniente. Fotos aparecem automaticamente em diferentes aparelhos, documentos podem ser acessados durante uma viagem e a perda de um computador não significa necessariamente a perda de tudo o que estava nele.
O problema começa quando a nuvem se transforma na única cópia de arquivos realmente importantes.
Uma conta pode ficar temporariamente inacessível, arquivos podem ser apagados acidentalmente, problemas de sincronização podem propagar alterações indesejadas e até credenciais de acesso podem ser perdidas. Por isso, determinados documentos merecem uma segunda cópia armazenada independentemente do serviço online.
Não significa abandonar a nuvem. A estratégia mais segura é evitar depender de um único lugar.
Fotos e vídeos que não podem ser refeitos
Fotografias familiares estão entre os arquivos que mais justificam uma cópia adicional.
Fotos de filhos pequenos, familiares que já morreram, casamentos, formaturas e viagens especiais dificilmente podem ser recriadas caso os arquivos sejam perdidos.
O mesmo vale para vídeos familiares.
Se todo o seu acervo está sincronizado com apenas um serviço de fotos, considere manter periodicamente uma segunda cópia em um HD externo, SSD ou outro dispositivo de armazenamento adequado.
Não é necessário copiar toda semana milhares de imagens manualmente. O importante é estabelecer uma rotina que realmente seja cumprida.
Documentos pessoais digitalizados
Cópias digitais de documentos importantes também merecem atenção.
Entre os arquivos que podem justificar um backup independente estão documentos pessoais digitalizados, certidões, comprovantes importantes e outros registros que você gostaria de ter disponíveis caso perdesse temporariamente o acesso à conta online.
Esses arquivos exigem cuidados extras porque contêm informações pessoais.
Um disco externo usado para armazená-los não deve ser deixado indiscriminadamente conectado a computadores compartilhados ou acessível a qualquer pessoa.
Quando apropriado, utilize recursos confiáveis de criptografia e proteja adequadamente o dispositivo.
Documentos financeiros e fiscais
Declarações, comprovantes e registros financeiros importantes podem precisar ser consultados anos depois de sua criação.
Por isso, documentos que precisam ser conservados por determinado período não deveriam depender exclusivamente da disponibilidade de uma única conta de armazenamento.
Isso inclui, conforme a situação de cada pessoa, declarações fiscais, comprovantes relevantes, documentos relacionados a investimentos e outros registros necessários para demonstrar operações anteriores.
Os prazos legais de conservação variam conforme o tipo de documento e a situação. Não elimine originais ou documentos necessários apenas porque existe uma digitalização.
Contratos e documentos relacionados a patrimônio
Contratos importantes também são candidatos a uma cópia independente.
Documentação relacionada a imóveis, veículos, financiamentos, seguros e outros bens pode ser necessária muito tempo depois da assinatura.
Ter uma versão na nuvem facilita o acesso cotidiano. Uma cópia adicional protege contra a possibilidade de aquele serviço específico estar indisponível justamente quando você precisar do arquivo.
Sempre que possível, mantenha o documento no formato original em que foi fornecido, principalmente quando houver assinaturas digitais ou outros elementos cuja validade dependa do arquivo eletrônico original.
Arquivos profissionais importantes
Quem trabalha por conta própria ou administra um negócio precisa ter ainda mais cuidado.
Projetos concluídos, contratos, trabalhos entregues, arquivos de clientes e registros essenciais podem representar anos de trabalho.
Uma falha de armazenamento não significa apenas perder arquivos. Dependendo do caso, pode significar perder parte do histórico profissional.
Para arquivos relacionados a clientes, empresas ou terceiros, entretanto, o backup precisa respeitar obrigações de confidencialidade, segurança, privacidade e eventuais políticas da organização.
Não copie dados corporativos para dispositivos pessoais sem autorização.
Trabalhos acadêmicos e materiais de estudo
Uma dissertação, tese, trabalho de conclusão de curso ou pesquisa desenvolvida durante meses não deveria existir em apenas um lugar.
O mesmo vale para bases de pesquisa, referências organizadas, planilhas, entrevistas autorizadas e outros materiais necessários para reconstruir o trabalho.
Nesse caso, o backup deve começar antes da conclusão.
Esperar terminar um projeto para criar a primeira cópia de segurança deixa todo o período de produção exposto à perda.
Para arquivos que mudam constantemente, pode ser interessante utilizar também algum mecanismo de histórico ou versionamento, além do backup tradicional.
Arquivos criativos originais
Fotógrafos, músicos, designers, ilustradores, videomakers e outros profissionais criativos podem acumular arquivos que simplesmente não existem em nenhum outro lugar.
Um projeto finalizado talvez possa ser encontrado novamente em uma publicação. Os arquivos originais utilizados para produzi-lo, não.
Fotografias em formato original, gravações brutas, projetos de edição e materiais de produção podem ocupar muito espaço, mas são justamente os arquivos mais difíceis de reconstruir.
Nesse caso, é necessário equilibrar importância, custo de armazenamento e necessidade de manter versões anteriores.
Exportações de serviços importantes
Outro tipo de backup frequentemente esquecido é a exportação dos dados mantidos dentro de serviços online.
Dependendo da plataforma, pode ser possível exportar fotografias, contatos, calendários, mensagens, documentos ou outros dados.
Isso cria uma cópia independente da conta original.
A vantagem é que você não depende exclusivamente da interface e da disponibilidade daquele serviço para manter determinadas informações.
Antes de depender de uma exportação, porém, abra alguns arquivos e verifique se os dados realmente foram preservados de maneira utilizável.
Contatos importantes
Perder a agenda telefônica pode ser menos dramático que perder fotografias, mas ainda causa bastante transtorno.
Hoje, os contatos normalmente ficam sincronizados com uma conta online. Isso facilita a troca de aparelho, mas também cria dependência daquela conta.
Uma exportação periódica dos contatos pode servir como camada adicional de segurança, especialmente para pessoas que mantêm uma agenda profissional extensa.
O formato disponível depende do serviço utilizado.
Senhas exigem uma estratégia diferente
Não é recomendável simplesmente criar um documento chamado “senhas” e deixá-lo desprotegido em um pendrive.
Quem utiliza um gerenciador de senhas deve verificar quais opções de recuperação, exportação e backup são fornecidas pelo serviço e como os dados exportados são protegidos.
Esse cuidado é particularmente importante porque algumas exportações podem gerar arquivos sem a mesma proteção existente dentro do gerenciador.
Também pense na recuperação da própria conta. Códigos de recuperação de autenticação em dois fatores e outras credenciais críticas precisam ser armazenados seguindo as orientações do serviço correspondente.
Um HD externo é suficiente?
É melhor do que ter uma única cópia, mas ainda existe risco.
Imagine que computador e HD externo fiquem permanentemente lado a lado. Um furto, incêndio, inundação ou outro incidente físico poderia afetar os dois simultaneamente.
Existe ainda o risco de malware ou exclusão acidental atingir uma unidade externa que permanece conectada o tempo todo.
Por isso, uma cópia independente é mais útil quando realmente existe alguma separação em relação aos arquivos originais.
A regra 3-2-1 ajuda a organizar os backups
Uma estratégia bastante conhecida é a chamada regra 3-2-1.
O conceito consiste em manter três cópias dos dados, utilizar dois tipos ou meios de armazenamento e conservar uma cópia em outro local.
A Cybersecurity and Infrastructure Security Agency dos Estados Unidos recomenda backups regulares e descreve a estratégia 3-2-1 como uma abordagem para aumentar a resiliência dos dados.
A ideia pode ser adaptada à realidade doméstica.
Por exemplo, uma pessoa poderia manter o arquivo no computador, uma cópia em armazenamento externo e outra em um serviço de nuvem. O importante é evitar que uma única falha elimine todas as cópias.
Sincronização não é exatamente a mesma coisa que backup
Essa diferença merece atenção.
A sincronização foi projetada principalmente para manter arquivos consistentes entre dispositivos e serviços. Uma alteração feita em um lugar pode ser propagada para os demais.
Isso é extremamente conveniente, mas pode ser um problema quando a alteração foi acidental.
Se um arquivo importante for apagado e essa exclusão for sincronizada, outras cópias sincronizadas também podem ser afetadas.
Um backup independente deve permitir recuperar informações anteriores sem depender exclusivamente do estado atual da pasta sincronizada.
Pendrive pode ser usado como backup?
Pode, mas não deveria ser automaticamente considerado a melhor solução para arquivos insubstituíveis.
Pendrives são pequenos e fáceis de transportar, o que também significa que são fáceis de perder.
Para pequenas quantidades de dados, podem funcionar como uma cópia adicional. Para acervos maiores e backups regulares, discos externos ou outras soluções apropriadas podem ser mais convenientes.
Independentemente da mídia escolhida, nenhum dispositivo físico deve ser considerado infalível.
Testar o backup é tão importante quanto criá-lo
Um backup que nunca foi verificado pode transmitir uma falsa sensação de segurança.
Periodicamente, conecte a unidade de armazenamento e abra uma pequena amostra dos arquivos. Confira fotografias, documentos e outros conteúdos importantes.
Verifique também se a organização das pastas permite encontrar o que você precisa.
Em ambientes mais avançados, existem ferramentas que realizam verificações de integridade. Para um usuário doméstico, simplesmente confirmar regularmente que o dispositivo funciona e que arquivos importantes podem ser abertos já é uma prática valiosa.
Não mantenha o disco externo conectado permanentemente
Se o objetivo é criar uma cópia independente, pode fazer sentido desconectar o dispositivo depois que o backup for concluído.
Isso reduz a exposição a determinados problemas que afetem o computador enquanto a unidade estiver conectada.
A CISA também recomenda que backups sejam protegidos e que cópias offline sejam consideradas como parte de uma estratégia contra incidentes, incluindo ransomware.
Guarde o dispositivo em um local adequado, protegido contra quedas, umidade, calor excessivo e acesso não autorizado.
Quais arquivos devem ter prioridade?
Se você não pretende fazer backup de tudo imediatamente, comece pelos arquivos que seriam impossíveis ou muito difíceis de substituir:
- fotos e vídeos pessoais insubstituíveis;
- documentos pessoais importantes;
- contratos e registros patrimoniais;
- documentos financeiros e fiscais necessários;
- projetos profissionais e acadêmicos;
- arquivos criativos originais;
- contatos e determinadas exportações de serviços importantes.
Depois, amplie gradualmente a cobertura.
Aplicativos que podem ser reinstalados, filmes que podem ser obtidos novamente e outros arquivos facilmente substituíveis normalmente têm prioridade menor do que uma fotografia familiar que existe apenas em um lugar.
A melhor cópia é aquela que você consegue recuperar
Acumular discos externos não significa necessariamente possuir um bom sistema de backup.
É necessário saber onde os arquivos estão, manter os dispositivos em condições adequadas e verificar periodicamente se as cópias continuam acessíveis.
Para a maioria das pessoas, não é necessário abandonar serviços de nuvem. Eles oferecem uma camada importante de conveniência e proteção.
A estratégia mais equilibrada é evitar que a nuvem seja o único lugar onde existem os arquivos que realmente importam. Fotos insubstituíveis, documentos importantes e trabalhos que levariam meses ou anos para reconstruir merecem pelo menos uma cópia independente e periodicamente verificada.